Order Management Specialist

Job description

Job Description Summary

Order Management Specialist (OM)

The main responsibilities of an OM Specialist are to plan, organize, direct and supervise the project activities of the Unit, within the Business/Sector Industry Policies demands with the objective to reach the Unit’s targets in terms of sales, operating income, completion time and quality of projects.

Job Description

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Main responsabilites and competencies requiered:

·  The OM is responsable to plan, organize, direct and supervise the project activities of the Unit, within the Business/Sector Industry Policies demands with the objective to reach the Unit’s targets in terms of sales, operating income, completion time and quality of projects.
·  To supervise, and control the project activities to maximize the Quality/Cost/Deliveries achievements and thus satisfy the Customer.
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Implement, supervise & follow up the milestones of the project to secure Customer satisfaction

·  Maintain and improve processes to maximize project execution
·  Motivate people in the Team Project to grant Unit result on the projects
·  Create, develop and maintain business relations and effective communication with customers, internal colleagues or contractors
·  Define and supervise project reporting to drive risks before the fire starts and take necessary mitigation into life
·  Control the logistic transportation outbound 
·  Operational Know How (incl. Functional Know How)
·  Operational effectiveness/Accountability
·  Collaboration/Teamwork
·  Communication with Transparency & Humility & delivery focus results
·  Desired Characteristics:
·  Bachelor’s degree in Engineer or equivalent work experience
·  Very good command of English at the minimum possible French or German.
·  Italian good level or mother-tongue for internal interfacing in the business unit.
·  Problem Solving approach
·  Continuously managing & developing people

Responsabilità principali del ruolo:

• Responsabile del ricevere e registrare accuratamente gli ordini in SAP portale aziendale

•    Preparare Conferme Ordini ufficiali 

•    Preparare Fatture di Anticipo se previste da contratto

•    Preparare garanzia bancaria attraverso sistema ALOC se previste da contratto

•    Assistere il Project Managere con compiti amministrativi

•   Communicare con altri dipartimenti  come  (Tecnici, Logistica, Acquisti, Produzione, Commerciale) etc.

•    Risolvere disguidi sollevati dal cliente

•    Supportare altri processi come solleciti ordini, modifica ordini, monitorare status ordine e risoluzione delle discrepanze.

•    Attore principale per il riconoscimento vendita da monitorare e garantire

•    Gestore documento per fatture, garanzie bancarie e tutta la documentazione di esportazione incluso lettere di credito

•   Supporto TPM in riunione WSM per rispettare le data di carico

•   Misurare i costi di trasporto a confronto con il budget

•   Organizzare il trasporto con lo spedizioniere

•   Data entry per monitorare il riconoscimento vendite mensile 

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Ulteriori comptenze richieste:

•         Elaborazione, coordinamento e follow-up degli ordini dei fornitori di progetti.

•    Processo ordini clienti, processo di coordinazione e monitoraggio.

•         Fatturazione ordini clienti

•         Supportare il processo di Logistica, ricevimento merci, documenti di trasporto

•    Reportistica dei dati finanziari relativi al portafoglio prodotti e servizi.

•    Controllo e registrazione bolle doganali 

•    Collezionare e gestire le Entrate Merci (CMR controfirmati, POD)

Additional Information

Relocation Assistance Provided: No