Assistant(e) de Direction (Anglais courant) - Alternance - PARIS

Description de l'offre

Description du poste :

Secrétariat
· Assurer un accueil téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes et externes.
· Accueillir les candidats ou visiteurs ayant un rendez-vous individuel ou collectif dans les locaux.
· Apporter toute forme d'aide et de support logistique aux visiteurs de passage à Paris.
· Assurer l'interface avec les partenaires externes (académiques, partenaires, prestataires…).

Planning
· Gestion de l'agenda du Manager.
· Planification et organisation des réunions, visio-conférences et conférences téléphoniques internes et externes en coordination avec les autres assistantes.
· Confirmer les rendez vous et assurer la réservation de salle(s).
· Assurer l'impression ou la mise à disposition du matériel nécessaires pour chaque rendez vous individuel ou réunion.

Organisation événementielle

· Organisation des voyages : réservation des vols, hôtels, transferts et préparation des documents de voyage (feuille de route, liste de contrôle, visa…).
· Gérer l'organisation des séminaires d'équipe et des pots de départ.

Suivi administratif

· Gestion des notes de frais, remboursements, factures, devises, contrats.
· Gestion des mouvements du personnel.
· Gestion des besoins IT de l'équipe.

Contribution à la vie de l'équipe

· Rédaction des comptes-rendus des réunions d'équipe.
· Commande de fournitures, plateaux-repas.
· Renouvellement des cartes de visite.
· Gestion du courrier interne, arrivée/départ.
· Logistique vie de l'équipe (déménagement, matériel…).

Profil recherché

Qualifications :

Compétences requises :

·  Compétences techniques
·  Formation en secrétariat de direction ou d'équipe.
·  Maîtrise professionnelle des outils bureautiques (Outlook, Powerpoint, Excel, Word).
·  Qualité de la communication écrite (orthographe, syntaxe).
·  Qualité de la communication orale (convivialité sans familiarité, discrétion).
·  De bonnes bases en anglais .
·  Qualités personnelles
·  Bonne présentation , dynamique.
·  Organisation personnelle.
·  Sens de l'accueil et du service client.
·  Capacité à interagir et à s'adapter à des interlocuteurs de haut niveau de responsabilité et nationalités différents.
·  Bonne aisance relationnelle et goût du travail en équipe.
·  Discrétion : assurer la confidentialité des informations portées à sa connaissance.
·  Rigueur et respect des procédures mises en place.