Executive Assistant, Naarden

Job description

Executive Assistant, Naarden

Onze opdrachtgever is een internationale, middelgrote, ambitieuze organisatie. Wij zijn op zoek naar een Executive Assistant ter ondersteuning van de Directie.

De baan:

In deze veeleisende positie ondersteun je samen met jouw collega Assistants de Directie. Primair krijg jij je eigen verantwoordelijkheden, daarnaast ondersteun je waar nodig op secretarieel, administratief en organisatorisch gebied. Je beheert de complexe agenda’s en maakt afspraken, je handelt binnenkomende post en e-mail zoveel mogelijk zelfstandig af. Je organiseert MT-vergaderingen, notuleert en bewaakt de hieruit voortvloeiende actiepunten. Je ontvangt bezoekers en bent betrokken bij wat er speelt binnen de organisatie. Je onderhoudt veelvuldig contact met in- en externe relaties en houdt de communicatiestromen up-to-date. Je zet vragen uit in de juiste kanalen en regelt een tijdige en adequate informatiestroom naar de juiste personen. Je bent in staat oplossingsgericht te werken met een perfecte prioriteitsstelling en weet de werkzaamheden van de Directieleden te managen. Tevens verzorg je internationale zakenreizen en ben je aanspreekpunt. Waar nodig ben je een sparringpartner op niveau voor Directie en jouw collega’s.

De kandidaat:

Je voelt je thuis in een hectische regelfunctie binnen een internationale omgeving. Je bent pro actief ingesteld en hebt aan een half woord genoeg. Je bent organisatorisch uitstekend onderlegd, daarbij ben je accuraat en weet je de juiste prioriteiten te stellen. Je bent snel van begrip en neemt initiatief. Er wordt van je verwacht dat je anticipeert op lopende zaken en daadkrachtig en enthousiast acteert. Je bent een professionele en toegankelijke communicator en hebt een commerciële inslag. Daarnaast ben je representatief, flexibel en servicegericht.

De functiecriteria:

HBO/WO werk- en denkniveau

Secretariële opleiding

Minimaal 7 jaar recente en relevante werkervaring in een internationale omgeving.

Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal.

Uitstekende kennis van het MS Office pakket.

Het betreft een vaste functie, 32-40 uur