Assistant de site H/F

Description de l'offre

Mission

Dans le cadre d'un lancement d'un nouvel entrepôt, vous assisterez le Directeur de Site et le Responsable Ressources Humaines sur notre site de St Jean sur Veyle (01)

Vos missions principales seront les suivantes :

·  Gérer l’accueil physique et téléphonique.
·  Organiser les réunions, rendez-vous et événements locaux.
·  Gérer les réservations des salles de réunions en fonction des demandes des collaborateurs.
·  Organiser les déplacements et réservations diverses.
·  Rédiger les ordres du jour, comptes rendus et courriers divers.
·  Réaliser les supports de présentation des réunions.
·  Gérer le courrier départ (affranchissement) et arrivé (tri et transmission) de l’ensemble de l’établissement.
·  Trier les factures fournisseurs et les transmettre aux services concernés.
·  Participer aux contrôles des factures en lien avec ses missions.
·  Centraliser et mettre en forme les indicateurs de suivi.
·  Gérer les fournitures administratives.
·  Transmettre au Service RHS Siège tous les documents nécessaires à la gestion des salariés (arrêts maladies, changements de situations personnelles…).
·  Constituer les dossiers du personnel (papiers et numériques).
·  Assurer l’enregistrement et la mise à jour des données des salariés dans le logiciel GTA.
·  Veiller au classement et à la bonne tenue des dossiers du personnel.
·  Gérer les visites médicales et suivre les dossiers de mutuelle, prévoyance, retraite.
·  Participer et contrôler la bonne saisie des temps et activités des collaborateurs sur l’outil GTA (mise à jour
·  et suivi).
·  Déclarer les accidents de travail, rédiger les courriers de contestation et assurer le suivi.

Profil

Doté(e) d'une nature discrète, vous possédez un sens aigu de la confidentialité ainsi que des qualités telles que la disponibilité, l'organisation, la rigueur, une aisance rédactionnelle, la diplomatie, un esprit de synthèse, une grande polyvalence et une capacité d'écoute remarquable.

Savoir-faire : Maîtrise avancée du pack Office (Excel, Word, PowerPoint), compétences en prise de notes et rédaction de comptes rendus, capacité à concevoir des supports d'animation de réunions, expertise en techniques d'accueil et de communication.

Excellente maîtrise des règles d'orthographe, de grammaire et de syntaxe, connaissance approfondie de l'entreprise et de sa stratégie.