Executive Assistant to the Deputy General Manager DPPI (W/M)

Job description

About

Notre Raison d'être : Créer la beauté qui fait avancer le monde.

Le désir de beauté est une force puissante qui nous fait avancer. La beauté ne se limite pas à l’apparence. Elle nous donne confiance en nous, en qui nous voulons être, et dans notre relation avec les autres.

Depuis plus d’un siècle, nous exerçons ce métier unique : créateur de beauté. Notre but est d’offrir à tous, partout dans le monde, le meilleur de la beauté en termes de qualité, d’efficacité, de sécurité et de sincérité pour satisfaire tous les besoins et désirs de beauté dans leur infinie diversité.

Et parce que nous sommes le leader de la beauté, nous sommes conscients que tout ce que nous faisons peut avoir un impact significatif. C’est pourquoi nous agissons pour :

Inventer le futur de la beauté en ayant recours au meilleur de la technologie et de la science, inspirées par la nature.

Faire avancer l’innovation sociale en offrant à nos collaborateurs le meilleur en matière de conditions de travail, de formation et de protection sociale.

Construire une entreprise toujours plus inclusive qui reflète la diversité des consommateurs que nous servons.

Nouer des partenariats durables avec nos clients et fournisseurs, basés sur la confiance et le développement mutuels.

Œuvrer partout pour la cause des femmes et au développement des communautés qui nous entourent.

Protéger la beauté de la planète en luttant contre le changement climatique, en respectant la biodiversité et en préservant les ressources naturelles.

Job Description

In the global team of the Professional Products Division, we are looking for an Executive Assistant to support our Deputy General Manager (DGA) DPPI !

A Day in the Life:

You will directly report to the DGA DPPI and operate within a highly dynamic and international environment. You will act as a key pivot for the division, interfacing with very senior stakeholders, global brands, and international markets (with a strong focus on the US) to enable smooth executive operations.
• Executive Support & Agenda Management: Manage the complex, high-priority calendar of the DGA; act as a key interface with the General Management (Conjoncture, CSDD, product selection...) and work in close collaboration with the President's Executive Assistant.
• Travel & Expense Management: Organize complex international travel (flights, taxis, hotels, visas), process expense claims, and build detailed itineraries in collaboration with local subsidiaries.
• Meeting & Event Organization:

o Lead the logistics for DMI meetings (L'Oréal Professionnel, Kérastase, Shu Uemura) and coordinate extensive interactions with US-based brands (Redken, Matrix, Color Wow, Biolage, Pureology, Mizani, Pulp Riot) for Brand Development and alignment ahead of prospectives.

o Organize the DGA's Mancom meetings (Comité Best, Digital Dev, Educ Dev, Debrief Conjoncture...).

o Manage the annual brand prospective logistics (room bookings, guest lists, seating plans, welcoming, brand interface, and folder preparation for General Management).

o Coordinate special events: Comité Best dinners, Summer drinks (agency contact, venue scouting, site visits...).
• Worldwide Meeting (WWM) Contribution: Work in close partnership with the DGA on WWM preparations (creating brand video and film folders, agency coordination, contributing to slides and film design with infographic designers, attending rehearsals, and managing D-Day logistics).
• Team Animation & Community:

o Coordinate Mancom team moments (Comité Best, Summer drinks, end-of-year dinners, breakfasts...).

o Co-lead the division's Assistant Community alongside the President's Assistant (organizing dinners, breakfasts, and onboarding new assistants).
• Operational Operations: Maintain and update the Launch Plan for the division's 10 brands; handle product ordering and stock management for the division's reserve.

The ideal candidate will be:
• Experienced: An executive assistant with a proven track record of supporting senior executives in a fast-paced, international corporate environment.
• Bilingual: Fluent in French and English (written and spoken), with excellent communication skills to interface with global teams and US brands.
• Highly Organized: Exceptionally structured, proactive, with strong multitasking abilities and acute attention to detail.
• A Strong Collaborator: Team-oriented, with excellent interpersonal skills to connect with assistants, brands, agencies, and senior leadership.
• Agile & Reliable: Comfortable working under pressure, managing logistical challenges, and handling confidential information with high discretion.

Additional Information

·  Contract Type: Full-Time
·  Location: Levallois-Perret
·  Possible partial remote