Assistante d'agence Lille H/F

Description de l'offre

Détail de l'offre

Informations générales

Entité de rattachement

Acteur majeur de la prévention des risques, le groupe SOCOTEC développe une offre de services en inspection & mesure, assistance & conseil, certification ainsi que formation auprès des entreprises de tous secteurs. N°1 du contrôle construction et N°3 de la vérification des équipements en France, SOCOTEC réalise un chiffre d'affaires de 650 M€ (dont 30% hors de France). Présent dans 25 pays avec 6 800 collaborateurs, il compte 200 implantations réparties sur tout le territoire.  

Référence

2019-2145  

Description du poste

Métier

Assistant - Assistante

Intitulé du poste

Assistante d'agence Lille H/F

Contrat

CDI

Temps de travail

Temps complet

Description de la mission

En qualité d'assistante d'agence, vos missions seront les suivantes:

40% Assistanat commercial
25% Gestion RH
25% Gestion de la facturation et fournisseurs
10% divers

Tâches fréquentes

Assistanat commercial : gestion des commandes, gestion des offres, réception courrier mails et appels clients, établissement des dossiers d'affaires et suivi/relance pour commandes, suivi du tableau de bord commercial, planning

Gestion RH : contrôle et saisie des relevés d'heures, formations, EPI, dosimètres, visites médicales, formalités d'accès en CNPE, planning, ordres de missions, déplacements collaborateurs, autres

Gestion de la facturation client : préparation des dossiers de facturation (de règlement, vérification adresse et éléments), facturation sur ADP, envoi des factures, relance paiement, mise à jour des tableaux de bords et encours, établissement des MICS entre agences

Gestion des fournisseurs, réception de colis, vérification des factures et envoi

Tâches ponctuelles / exceptionnelles (préciser périodicité si possible)

Intermédiaire entre les responsables d'agences de Lille et Woippy, intermédiaire entre les collaborateurs et les responsables ou le siège.
Poste : préparation du courrier et affranchissement, dépôt du courrier à la poste, envoi de colis poste ou transporteurs
Accueil fournisseurs
Demandes diverses des collaborateurs (informatique, documents etc.)
Véhicules (réception des véhicules de société en livraison ou en fin de contrat)
Alimentation des éléments sur le répertoire U : (RH+agences)
Archivage documents 1 fois /semaine (ex : procès verbaux)

Moyens matériels (logiciels, documents, procédures, abonnements etc.)

Ex : Atlas, ADP, Visual planning, gestion électronique documentaire, Egencia pour voyages, France express pour envoi de colis

Vous devez assurer le relais entre les différents acteurs agence/siège, collaborateurs/hiérarchiques, collaborateurs /fonctions support

Difficultés du poste

Deux responsables d'agences, de fréquentes urgences à traiter, gestion de salariés en déplacements fréquents. Gestion de salariés des services différents avec des outils différents et des règles spécifiques à chaque unité (conventions collectives différentes).

Agence avec peu de passage des techniciens qui sont en déplacement quasi permanent. Deux Responsables d'Agences.
Périmètre de deux agences + appui au service métrologie de l'Assistance Technique.

Profil recherché

Profil

Connaissances/ compétences indispensables

Techniques : bureautique : bonnes connaissance excel/word – facturation -

Générales : notions de comptabilité, relations clients, relations collaborateurs, préparation paie (gestion des temps

Environnement : industrie, prestation de services

Connaissances/ compétences souhaitées

Techniques : gestion des temps, plannings

Générales : règlementation du travail, règlementation du secteur nucléaire,

Environnement : nucléaire, CND, métallurgie

Savoir être (qualité indispensables / souhaitées)

Autonomie, rigueur, organisation, curiosité intellectuelle, intérêt pour le milieu technique, confidentialité, qualités relationnelles, polyvalence, initiative esprit de décision

Localisation du poste

Localisation du poste

Europe, France, Nord-Pas de Calais, Nord (59)

Lieu

Lille

Critères candidat

Diplôme

IUT / BTS

//

·  Mentions légales Aller en haut window.dataLayer = window.dataLayer || []; function gtag(){dataLayer.push(arguments)}; gtag('js', new Date()); gtag('config', 'UA-106561894-1'); (function($){ $(function () { if (window.attachEvent) { window.attachEvent('onload', pngfix); } else { window.addEventListener('load', pngfix, false); } }); })(jQuery);