Assistante de Direction (pool secrétariat)

Job description

about the role

Rattaché (e) au  Directeur Orange Money et au Directeur du Système d’Information et de la Digitalisation, vous aurez pour mission de:

·  Assurer la gestion du secrétariat des Directeurs,
·  Planifier de la gestion de la salle de réunion et l’organisation des réunions des Directeurs

PRINCIPALES OBLIGATIONS ET RESPONSABILITES

·  Accueil physique et téléphonique,
·  Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
·  Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage),
·  Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du directeur,
·  Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
·  Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés,
·  Prises de notes et rédaction de comptes-rendus,
·  Préparation et suivi de dossiers, Reproduction des documents,
·  Classement et archivage des documents : courriers, notes, comptes-rendus, décisions,
·  Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax),
·  Assurer la gestion des demandes de réservation de la salle de réunion.

about you

·  BAC + 2 minimum en Secrétariat
·  Minimum de 3 années d’expérience professionnelle sur un poste d’assistante de direction

skills

·  Maitriser l’outil informatique, 
·  Maitriser Word, Excel, PowerPoint et Outlook
·   Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes, 
·  Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel.
·  Discrétion, sens de la confidentialité 
·  Bon relationnel, bonne présentation, 
·  Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
·  Dynamique, bonne capacité de résistance au stress
·  S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
·  Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, du Directeur Organiser et prioriser les activités de secrétariat,
·  Travailler en équipe

contact

https://orange.jobs/jobs

department

Direction Orange Money et  Système d’Information et Digitalisation

contract

Regular, Temporary