Ejecutivo de Operación

Job description

Titulo del Puesto
Ejecutivo De Operación
 
Segmento Cliente & Ubicación:
Dga canales y distribución & México/Dir. Ejec. De soporte a canales y distribución / dirección de soporte a canales y gestión administrativa / subdirección de soporte a canales y gestión administrativa/ gerente de soporte a canales y gestión administrativa.
 
Propósito del Puesto:
Supervisión y control de la operación de ventanillas asegurando su buen funcionamiento, optimizando recursos, y asegurando que los Ejecutivos de Servicio cuenten con un flujo eficiente de efectivo, y mejorar la experiencia del servicio al cliente.
 
Principales Responsabilidades:
 
Impacto en el negocio 
 
- Administración de los valores de ventanilla mediante el usuario de Bóveda con lo que se liberan tiempos para que el personal de la sucursal pueda generar más negocio.
- Responsable del seguimiento de los conceptos improductivos iniciados a la sucursal por las diferentes áreas del banco.
- Disminución en la exposición de pérdidas monetarias al garantizar un adecuado nivel de efectivo tanto en bóveda como en rotary.
- Entrega de Chequeras, TDD y TDC a los clientes.
- Evaluar el apego a las políticas y procedimientos en el manejo de efectivo establecidos referentes a las actividades de la sucursal antes, durante y después de la atención a clientes y usuarios.
- Supervisar el correcto manejo de los valores monetarios, asegurando que los ejecutivos de servicio se apeguen a la normativa establecida, con la finalidad de mitigar el riesgo operativo.
- Atención de bloqueos de usuarios de GyS vía sametime
- Dotar y arquear los ATM’s, para mantenerlos en operación y centralizar su tramo de control.
- Control y arqueo de CDM’s.
 
RESPONSABLE DE VALORES EN LA SUCURSAL
 
El ejecutivo de operación (EO) es responsable de los valores dentro de la sucursal:
- Del efectivo en MN o divisa (en caso de existir) que se encuentran en la sucursal.
- Cualquier faltante en la bóveda es responsabilidad de esta figura.
Dotar de efectivo a cada Ejecutivo de servicio (ES), así como de recibir al final de la operación el efectivo que se concentra a la bóveda cada E.S.
- Es el primero soporte para el análisis de faltantes y sobrantes en el caja. Tienen como objetivo la disminución de faltantes o sobrantes
- Se encarga de la recepción de valores que la Empresa de Traslado entrega a la sucursal. En promedio 1 vez por semana realiza esta actividad. Los montos que se manejan van desde 1.5 a 5 millones de pesos aproximadamente por operación.
- Por medio de un control dual con el Gerente, es responsable del efectivo que ingresa y sale del Rotary, en el cual se manejan cantidades que van de uno a 5millones de pesos por operación.
- Es encargado de realizar los embalajes de efectivo para la concentración a la caja general (logística monetaria), En promedio se realiza 1 a la semana. Siendo responsable de faltantes o sobrantes, así como del seguimiento y gestión de recuperación de los mismos.
- Valida que los flujos de efectivos en la sucursal sean los adecuados a las necesidades de la operativa,
- Es responsable de las formas numeradas (existencia de cheques de caja, viajero)
- Control y entrega de plásticos TDD y TDC existentes.
- Tiene a cargo el control de la recepción, registro en sistema y entrega de las chequeras (5 promedio /d)
- Recepción de Impuestos y contribuciones y SUAS, así como los servicios especiales.
 
Clientes / Accionistas 
- Llevar a cabo los procedimientos administrativos de la ventanilla, mediante el desarrollo de prácticas  que permitan un proceso ágil y confiable.
- Cambiar la percepción del cliente final respecto a una disminución en el tiempo de espera para la atención de sus operaciones en la ventanilla.
 
Liderazgo & Trabajo en equipo 
- Tener relación, trato con el personal, empatía y habilidad para motivar.
- Enfocar esfuerzos para conformar un equipo de alto rendimiento responsable y comprometido con las necesidades del negocio.
- Supervisar el adecuado desempeño de los ES.
 
ESTRUCTURA FUNCIONAL
 
EL EO, tiene funcionalmente a cargo al personal de cajas (ejecutivos de servicio), ya que es responsable de verificar el correcto funcionamiento y cumplimiento a la norma relacionada con las funciones de la misma:
 
- Realiza arqueos sorpresa
- Verifica que los E.S. cumplan con los montos máximos de efectivo, con la
finalidad de disminuir el riesgo operacional y financiero en la ventanilla, así como cumplir con la norma establecida por los entes reguladores internos y externos.
- Autoriza operaciones ya sea vía remota (operaciones monetarias en la ventanilla hasta por 150mil pesos en cada operación) o física, autorizan cheques,  Promedio 20 operaciones por día
- Supervisa el correcto corte en las cajas y cumplimiento con la norma establecida. Es responsable de supervisar y autorizar faltantes o sobrantes en las cajas al finalizar la operación.
- Supervisa la correcta integración del paquete 2101 y de la operación del día.
- Promueve y supervisa el cumplimiento del protocolo en el servicio al cliente en la ventanilla
- Verifica que los ejecutivos en la ventanilla realicen las referencias respectivas de los productos y servicios HSBC
 
Efectividad Operacional y Control 
 
- ELEMENTO ESTRATEGICO PARA EL LOGRO DE METAS
El EO:
 
- Funcionalmente siendo responsable de las actividades en la ventanilla, en conjunto con el Líder de la sucursal generan las estrategias necesarias para que la ventanilla sea puente para el logro de objetivos y metas establecidas por la Dirección.
- Tiene a su cargo el control adecuado de los flujos de efectivo en la sucursal, tanto para el servicio de la ventanilla como de canales alternos como el ATM, con la finalidad de disminuir los costos operativos de la sucursal.
- Es responsable de la continuidad en el servicio de la ventanilla, tiene a su cargo el dotar de efectivo suficiente a cada uno de los ejecutivos de servicio durante las horas de servicio en la sucursal.
- Supervisión del análisis de los riesgos operativos y financieros para  la mitigación y control de los mismos.
- Asegurar la revisión a ES en sucursales, para evitar malas prácticas operativas, minimizando el resultado negativo de las auditorias internas realizadas a las Sucursales.
- Generar propuestas de mejora de los procesos y normativas internas.
Mejora en el proceso del manejo de valores, mitigando con esto el riesgo de perdida
 
CONTROL OPERATIVO
- Actualización de carpeta administrativa
- Custodia de cheques de caja
- Custodia de cheques de viajero (en caso de existir)
- Custodia de TDD
- Custodia de TDC
- Custodia de facturas
- Arqueos
- Control de movimientos de bóveda
- Paquete 2101
 
Principales Retos:
- Negociación y  persuasión.
- Credibilidad e innovación 
- Dirigir y coordinar.
- Promotor del cambio.
- Asegurar la certeza de las acciones para salvaguardar el patrimonio institucional.
 
Estos enfocados al cambio de hábitos y acciones que aseguren el apego a la normatividad y por lo tanto la disminución del riesgo operativo.
 
Contexto del Puesto:
- Nuestros clientes internos serán todas las áreas pertenecientes a pfs canales y distribución.
- El nivel tendrá el alcance de las operaciones de los ES.
- El grado de autoridad será con los ES.

Desired profile

Conocimientos & Experiencia:
Requisitos Indispensables:
- Licenciatura en área económico-administrativa. (Deseable)
-   Disponibilidad de horario.
 
Conocimientos:
 
- Mínimo 4 años de experiencia en ventanilla.
- Circulares, IT´S.
- Actividades administrativas.
- Operación bancaria en general.
- Conocimiento de regulaciones existentes
 
Habilidades y/o competencias sugeridas:
 
- Trabajo en equipo.
- Trabajo bajo presión.
- Liderazgo.
- Pensamiento estratégico.
- Capacidad de análisis.
- Agente promotor del cambio.
 
Sofware, hardware que deberá dominar:
 
- Microsoft office.
- PSSW ventanilla
- ATM’s
 
Filtros previos:
 
- PAD (3 mínimo)
- Payback
- Expediente con buen comportamiento en Relaciones Laborales.
- Contribución a resultados.