Adjoint(e) Administratif(ive) au laboratoire de toxicologie professionnelle et environnementale

Job description

Posté le : 21/05/2019

Description de l'offre

Le CHU Grenoble Alpes recrute pour son pôle biologie

·  Adjoint(e) administratif(ive) au  laboratoire toxicologie professionnelle et environnementale

Il s'agit d'un poste  à mi-temps

Il s'agit d'un Contrat à  durée déterminée de six  mois dans le cadre d'un remplacement de congés maternité

Missions

ACTIVITES SPECIFIQUES AU POSTE

Missions liées directement à l’activité

- Gestion et suivi des dossiers clients :

- Accueil téléphonique (identification, recherche de l’interlocuteur privilégié)

- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel par rapport à la spécificité de l’unité et du travail avec les entreprises extérieures (privées).

- Préparer, rédiger les devis et conventions clients extérieurs

- Enregistrer les dossiers le suivi activité

- Suivi des dossiers (planning des analyses, création des documents de suivi)

- Définir et adapter un plan de classement et d’archivage, un système de gestion

- Organiser et classer les dossiers

- Préparer (en collaboration avec les techniciens) et envoyer les supports de prélèvements

- Réceptionner les colis d’échantillons

- Créer le dossier administratif et scientifique

- Vérifier et envoyer les résultats biologiques et ou atmosphériques au médecin prescripteur

- Relecture et mise en forme des rapports d’analyses

 

Gestion diverse:

- Préinscription aux différents contrôles de qualité externe et gestion du suivi (bon de commande établi, envoyé au fournisseur, réception des contrôles dans les dates indiquées)

- Organisation pratique des interventions sur sites

- Gestion et suivi des ordres de missions du personnel médical

- Demande de remboursement de frais

- Distribution du courrier interne

- Mise à jour des fichiers clients

 

Réunions de Service Hebdomadaire :

- Planification des réunions et réservation de salles

- Prise de notes lors des réunions,

- Rédaction des comptes rendus

- Suivi d’avancée des tâches.

 

Réalisation et suivi de tableaux de bord :

- Comptabilisation de l’activité annuelle du laboratoire

- Suivi des tableaux de bord

- Suivi des conventions avec la Direction des Affaires Financières (DAF)

 

Comptabilité :

- Elaboration des bilans et budgets prévisionnels détaillés du laboratoire

Suivi des budgets

- Suivi des comptes budgétaires afférents aux dépenses, ventilation des coûts

- Suivi de prestations extérieures

- Création et envoi de l’ordre de facturation à la DAF

- Rédaction de courriers et mails divers.

- Missions et Activités en collaboration avec l’encadrement (administratif et médical)

- Elaboration, adaptation et optimisation de planning de travail

- Elaboration de l’ordre de mission du personnel non médical avant signature du cadre administratif

- Gestion des stocks (fournitures, papeterie, …).

 

RELATIONS PROFESSIONNELLES SPECIFIQUES AU POSTE

Relations hiérarchiques

- Cadre de Santé

- Cadre Supérieur de Santé

- Chef de Service

- Responsable U.M.

- Personnel médical

Personnel paramédical

 

Interfaces avec les fonctions supports

- Services médicaux hospitaliers

- Service Biomédical

- Responsable Qualité

- Direction des Achats et des Approvisionnements

- Direction des Services Techniques

- Etablissements de santé externes (laboratoires privés, cliniques, CHG…)

- Direction des Ressources Humaines

- Direction des Affaires Financières

- Fournisseurs (internes et externes à l’établissement)

Services de direction et de facturation des clients

- Médecins du travail

Profil

COMPETENCES Et/OU CAPACITES REQUISES ET/OU A DEVELOPPER

Compétences requises

- Etre titulaire d’un diplôme permettant d’exercer au CHUGA en tant qu’adjoint administratif

- Esprit d’équipe et facultés d’adaptation

- Connaissance générale en biologie humaine

 Connaissance en comptabilité

- Connaissance (si possible) des principales méthodes d’analyses biochimiques

- Connaissances informatiques (Word, Excel, Power Point et Outlook)

- Utilisation du fax, d'Internet

 

Capacités spécifiques à acquérir

- Respect du secret médical et de la confidentialité

- Faire preuve de souplesse dans son organisation de travail pour gérer l’urgence

- Connaître les systèmes informatiques spécifiques au Laboratoire

- Connaître et appliquer la norme ISO EN NF 15189 et participer activement au système de management de la qualité

- Acquérir le sens et le respect du travail en équipe.

- Connaître les règles de sécurité et les appliquer

- Former et encadrer les stagiaires et nouveaux personnels

- Connaître le guide de la réglementation intérieure du CHUGA et le respecter

 

Qualités requises

 - Sens de l’organisation

- Esprit d’équipe

- Esprit d’initiative et sens des responsabilités

- Diplomatie et discrétion

- Qualités relationnelles

- Bonne pratique des logiciels Word, Excel, Outlook

- Connaissance des logiciels Power Point, Bayer Request

- Utilisation du fax, d'Internet

 

CONDITIONS DE TRAVAIL DU POSTE

L’adjoint administratif a connaissance au moment de sa prise de poste des conditions et du contexte de travail.

 

Horaires :

Du lundi au vendredi, plage horaire à couvrir (par roulement) 8h30 – 16h20

Temps de repas : 40 minutes

Contraintes particulières : Néant

Astreintes : Néant

Gardes : Néant

Travail dimanches et jours fériés : Néant

 

Conditions de travail :

Respect du règlement intérieur du CHUGA

Répartition des absences (CA, RTT) conformément à la réglementation des personnels non médicaux et aux nécessités de service

 

Ce profil de poste peut être modifié en fonction des évolutions organisationnelles.

Conditions de travail

·  Type de contrat : CDD
·  A pourvoir le : 1er juillet 2019
·  Temps de travail : 50%
·  Lieu : Toxicologie professionnelle et environnementale
·  Date limite des dépôts de candidature : 04/06/2019
·  Contact : Merci d'adresser votre candidature CV et lettre de motivation à : Mme Patricia ROLLIN Cadre de laboratoire Date limite des candidatures le 04 juin 2019