Werkstudent (m/w/d) Empfang & Office Management

Job description

Position Description:

CGI ist einer der größten unabhängigen Anbieter von Business- und IT-Dienstleistungen weltweit. Gleichzeitig sind wir ein familiengeführtes Unternehmen, bei dem der Mensch im Mittelpunkt steht. Unsere wichtigste Aufgabe sehen wir darin, unseren Kunden erfolgreich durch die digitale Transformation und zu Spitzenpositionen in ihren Märkten zu führen.

Stell dir vor, wie es wäre, Teil eines großen Teams zu sein und zu lernen, wie eine IT-Company arbeitet und ein großes Büro verwaltet wird?

Bei CGI bieten wir dir genau diese Möglichkeit als Werkstudent (m/w/d) im Frontoffice.
Für unseren Standort in Erfurt suchen wir ab sofort, für bis zu 20 Stunden in der Woche , eine:n engagierte:n und serviceorientierte:n Werkstudent:in, der:die nicht nur Freude an organisatorischen Aufgaben und am Kontakt mit Menschen hat, sondern auch aktiv zur Weiterentwicklung und Digitalisierung unserer Abläufe beitragen möchte.

Bei uns erlebst du einen unkomplizierten Einstieg dank unseres Mentoringprogramms, das dir hilft, dich im Unternehmen zurechtzufinden. Zudem bieten wir umfangreiche Weiterbildungsmöglichkeiten in Form von Trainings und Practices, um deine berufliche Entwicklung zu fördern. Du erhältst einen Firmen-Laptop und -Handy, die du auch privat nutzen kannst. Unser moderner Standort mitten in der Stadt Erfurt ermöglicht eine angenehme Arbeitsumgebung.

Your future duties and responsibilities:

Du unterstützt das Lokationsmanagement im Frontoffice und stellst den organisatorischen Ablauf sicher.
Im Rahmen deiner Tätigkeit verantwortest du folgende Aufgaben:
• Freundlicher Empfang und professionelle Betreuung unserer Gäste – inklusive Begrüßung und Bewirtung
• Ausgabe und Aktivierung von Besucherausweisen (Badges) sowie deren sorgfältige Dokumentation
• Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsartikeln (z. B. Getränke)
• Annahme und Verteilung von Post, Lieferungen und Warensendungen
• Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Veranstaltungen und Kundenbesuche
• Prüfung und Bearbeitung von Rechnungen
• Pflege von Lieferanten- und Kundendaten sowie Kommunikation mit diesen
• Betreuung der Meetingräume: regelmäßige Kontrolle auf Sauberkeit, Vollständigkeit der Ausstattung und ggf. Vor- und Nachbereitung
• Erster Ansprechpartner für Anliegen der Mitarbeitenden am Standort
• Allgemeine Unterstützung des Lokationsteams bei administrativen Tätigkeiten
• Mitarbeit bei der Digitalisierung und Optimierung interner Standortprozesse – mit Raum für eigene Ideen und Mitgestaltung

Required qualifications to be successful in this role:

• Laufendes Studium – idealerweise mit Schwerpunkt Betriebswirtschaft, Office Management, Kommunikation oder vergleichbar
• Sicherer Umgang mit MS Office; erste Erfahrung mit digitalen Office- und Verwaltungstools wünschenswert
• Idealerweise besitzt du erste Erfahrung im Bereich Projekt-/Gebäude-/ oder Eventmanagement
• Teamfähigkeit & Empathie zeichnen dich aus
• Hohe Serviceorientierung, Zuverlässigkeit und Organisationstalent
• Interesse an der Optimierung interner Prozesse und digitalen Tools
• sehr gute Deutschkenntnisse (mind. C1) und gute Englischkenntnisse (mind. B1) in Wort und Schrift
• Freundliches, professionelles Auftreten sowie eine eigenverantwortliche und strukturierte Arbeitsweise

Was WIR DIR BIETEN
• Bei uns findest du Kolleg:innen, mit denen die Zusammenarbeit Spaß macht. Wir begegnen uns offen, duzen uns über alle Positionen hinweg und denken nicht in Hierarchien oder Silos.
• Einen abwechslungsreichen Aufgabenbereich mit Gestaltungsspielraum.
• Ein motiviertes Team und ein modernes Arbeitsumfeld.
• Flexible Arbeitszeiten, die sich mit deinem Studium gut vereinbaren lassen.
• Du profitierst von unserer E-Learning-Plattform Academia, die dir zusätzliche Möglichkeiten zur Weiterbildung bietet und dir das Lernen, wo und wann du willst, ermöglicht.
• Du erhältst attraktive Angebote bekannter Marken & Anbieter über unsere CGI Corporate Benefits
• Eine Vielzahl an gemeinsamen Events und Freizeitaktivitäten stärkt deine Verbundenheit mit deinen Kolleg:innen

What you can expect from us:

Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.

1976 gegründet und nach wie vor familiengeführt, ist CGI heute einer der weltweit größten unabhängigen Anbieter von IT und Business Consulting. Ein hohes Maß an Eigenverantwortung, Teamwork, Respekt und Zusammenhalt machen das Arbeiten bei uns besonders. Bei uns kannst du dein volles Potenzial entfalten!

Du darfst dich vom ersten Tag an als Miteigentümer:in von CGI verstehen. Wir lassen unsere Vision gemeinsam Wirklichkeit werden. Wir profitieren von unserem gemeinsamen Erfolg und haben die Möglichkeit und die Verantwortung, die Strategie und Ausrichtung unseres Unternehmens aktiv mitzugestalten.

Deine Arbeit schafft Mehrwert. Du findest innovative Lösungen und stärkst dein Netzwerk aus Kolleg:innen und Kunden. Gleichzeitig hast du Zugang zu globalen Ressourcen, um große Ideen zu verwirklichen, neue Chancen zu nutzen und von der immensen Branchen- und Technologie-Kompetenz zu profitieren.

Du bringst deine Karriere voran, da du in einem Unternehmen arbeitest, das auf Wachstum und Langlebigkeit ausgelegt ist. Du wirst von Führungskräften unterstützt, die deine Gesundheit und Zufriedenheit fördern – und dir Möglichkeiten bieten, deine Fähigkeiten zu vertiefen und deinen Horizont zu erweitern.