Administrative Assistant

Description de l'offre

Job Description

Administrative Assistant

Position Description
Your position responsibilities include providing administrative support for our two Vice Presidents within the global Human Resources team.

We are looking for an assistant to fill a permanent position within the global HR team. Our ideal candidate is dynamic, independent, organized, proactive, and shows a desire to learn.

Our team is dynamic and encourages collaboration, exchange, and taking initiative. Respect and fun form the foundation of our work environment. Our experienced team will be there to guide you when you come on board and assist with your career development.

Your future duties and responsibilities
As an assistant, you will provide:

• Management support to the VPs by taking charge of administrative operations, including generating expense accounts, managing time sheets, etc.
• Report preparation
• SharePoint management
• Preparing organizational charts for the global HR team
• Coordination of hiring requests
• Organizing meetings, room reservation, conference call (phone bridge) set-up, etc.
• Monitoring the office supply inventory
• Travel reservations
• Task organization development
• Other related administrative duties

Required qualifications to be successful in this role
• College diploma in Office Administration/any relevant work experience may be considered
• Excellent command of French and English, spoken and written
• 3–5 years of relevant experience
• Extensive knowledge of Office suite
• Excellent interpersonal skills, resourcefulness and adaptability
• Ability to preserve confidentiality
• A team player with good people skills
• Thorough and detail oriented
• Ability to work in a fast-paced environment
• Strong planning abilities, task organization, and ability to meet deadlines

Build your career with us.

It is an extraordinary time to be in business. As digital transformation continues to accelerate, CGI is at the center of this change—supporting our clients’ digital journeys and offering our professionals exciting career opportunities.

At CGI, our success comes from the talent and commitment of our professionals. As one team, we share the challenges and rewards that come from growing our company, which reinforces our culture of ownership. All of our professionals benefit from the value we collectively create.

Be part of building one of the largest independent technology and business services firms in the world.

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No unsolicited agency referrals please.

CGI is an equal opportunity employer. In addition, CGI is committed to providing accommodations for people with disabilities in accordance with provincial legislation. Please let us know if you require a reasonable accommodation due to a disability during any aspect of the recruitment process and we will work with you to address your needs.

Adjoint (e) administratif

Job Description
À ce titre, vous serez responsable de fournir un soutien administratif à deux vice-présidents au sein d’une équipe ressources humaines globale.

Nous sommes à la recherche d’un(e) assistant(e) pour combler un poste permanent au sein de l’équipe des ressources humaines mondiales. Le candidat idéal est une personne dynamique et autonome qui a un désir d’apprendre, ainsi qu’organisé et proactive.

Notre équipe est dynamique et encourage la collaboration, l’échange et l’initiative. Le respect et le plaisir sont à la base de notre environnement de travail. Notre équipe expérimentée saura vous guider à votre arrivée et vous accompagner dans le développement de votre carrière.

Your future duties and responsibilities
• Soutien de gestion avec les vice-présidents en prenant charge des activités administratives, dont : produire les comptes de dépenses, gestion de feuilles de temps, etc. ;
• Préparations de certains rapports
• Gestion de SharePoint
• Préparation d’organigramme de l’équipe mondiale des ressources humaines
• Coordination des demandes d’embauche
• Organisation de certaines rencontres, réserver les salles, le pont téléphonique, etc. ;
• Suivi d’inventaire de fournitures de bureau ;
• Réservation de voyages ;
• Optimisation de l’organisation des tâches ;
• Autres tâches administratives connexes et diverses reliées au poste

Required qualifications to be successful in this role
• DEC en bureautique / toute expérience de travail jugée pertinente pourra être considérée
• Excellente maîtrise des langues française/anglaise, à l’oral et à l’écrit
• 3 à 5 années d’expérience pertinente
• Connaissance approfondie de la suite Office
• Excellente compétence relationnelle, débrouillardise et polyvalence
• Capacité à garder les informations confidentielles
• Joueur d’équipe et beaucoup d’entregent
• Souci du détail, faire preuve de rigueur et de minutie
• Capacité à travailler dans un environnement changeant et rapide
• Bonne planification, organisation du travail et respect des échéanciers

Donnez un élan à votre carrière.

Le secteur des technologies de l’information (TI) connaît une période extraordinaire. La transformation numérique des organisations continue de s’accélérer, et CGI est au premier plan de ce changement. Nous accompagnons nos clients dans leur démarche numérique et offrons à nos professionnels des opportunités de carrière stimulantes.

La réussite de CGI repose sur le talent et l’engagement de nos professionnels. Ensemble, nous relevons les défis et partageons les bénéfices issus de la croissance de notre entreprise. Cette approche renforce notre culture d’actionnaire-propriétaire ainsi, tous nos professionnels bénéficient de la valeur que nous créons collectivement.

Joignez-vous à nous pour prendre part à la croissance de l’une des plus importantes entreprises indépendantes de services en technologies de l’information (TI) et en gestion des processus d’affaires au monde.

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Les candidatures non sollicitées provenant de cabinets de recrutement ne seront pas retenues.

CGI favorise l’équité en matière d’emploi. De plus, CGI s’engage à offrir des accommodements aux personnes handicapées, conformément à la législation provinciale. Veuillez nous indiquer si vous vivez avec un handicap nécessitant la mise en place d’accommodements raisonnables dans le cadre de notre processus de recrutement, nous collaborerons avec vous pour répondre à vos besoins.

Skills

Reference

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