Charge(E) De Mission Administrative

Job description

Lieu de la mission : Ambassade de France au Japon à Tokyo
- Section consulaire.
Intitulé du poste : Agent d’accueil consulaire
- Service de l’Etat civil et du notariat
Fonctions :
Le/la volontaire, en binôme avec un agent et sous la direction du consul, assure l’accueil des usagers à la Section consulaire de l’ambassade et contribue aux différentes missions de l’état civil et du notariat consulaire: Traitement du courrier postal, électronique, et des faxes, accueil téléphonique.
ETAT CIVIL CONSULAIRE
Réception du public :
Renseignement, orientation, conseils, explications (y compris sur l’état civil au Japon). L’accueil des usagers se fait majoritairement en français, mais aussi souvent en japonais et de rares fois en anglais.
Traitements des demandes de certificats de capacité à mariage, de transcription de mariage, décès, naissance, reconnaissance, établissement des actes de naissance, décès, reconnaissance (dressés), préparation et célébration des mariages franco-français.
Vérification des traductions libres faites les demandeurs, ou dans certains cas (décès par exemple), effectuer celles-ci. Envoi des avis de mentions aux mairies, des livrets de familles (suite aux mariages ou aux naissances), communication avec les mairies et consulats, levées d’actes, consultation des instructions consulaires, contacts avec les mairies, notaires, ministères et autres ambassades et consulats français au sujet du système japonais d’état civil. Apposition des avis de mentions sur les registres.
NOTARIAT CONSULAIRE
Réception et identification du document, orientation de l’usager en fonction de la nature du document (simple légalisation ou acte authentique). Vérification du contenu pour les légalisations. Pour les brevets et les acte en minutes, compléter l’acte puis le mettre sous forme consulaire.
Les actes reçus sont des procurations (surtout pour des donations entre vifs), des contrats de mariage et des désignations de loi applicable. Nous devons souvent informer les usagers sur les différents régimes matrimoniaux, les possibilités qui s’offrent à eux pour convenir d’un régime matrimonial (côté français ou japonais).
Dans le cadre d’actes notariés qui doivent être reçus en France, nous sommes fréquemment contactés par des notaires qui souhaitent s’informer du système d’état civil au Japon.
Des prises de contacts avec les notaires en France sont très fréquentes.
Diplômes : BAC
Langues :
- anglais et Japonais
Compétences informatiques : indispensables
Observations particulières sur le poste :
Le VIA exerce des fonctions équivalentes à celles d’un agent de catégorie C de la fonction publique. Il dépend hiérarchiquement de la Section consulaire de l’Ambassade de France au Japon. Il y sert et il reçoit ses instructions du consul ou du consul-adjoint.
Ses contacts quotidiens avec le public français et japonais exigent du volontaire un sens de l’accueil, une courtoisie constante et une aptitude à écouter l’exposé par l’usager de questions parfois complexes. Il doit être aussi apte à renseigner le public qu’à conduire un entretien personnel si besoin était.
Son aptitude au travail en équipe et sa disponibilité constante sont essentielles pour l’accomplissement de ces tâches.
Le Japon, troisième puissance économique mondiale, reste une destination enviable pour un jeune diplômé. Une expérience de travail dans ce pays, malgré la particularité des usages locaux et la difficulté bien connue de la langue japonaise, constitue un élément apprécié dans son parcours professionnel.
POUR REPONDRE A CETTE OFFRE, ADRESSEZ VOTRE CANDIDATURE (CV + LM EN FRANCAIS AU FORMAT .DOC OU .PDF) PAR COURRIEL UNIQUEMENT AU CONTACT INDIQUE EN MENTIONNANT LA REFERENCE DE L'OFFRE DANS L'OBJET DU MAIL (VIM/.../...).
- LES ENTRETIENS AURONT OBLIGATOIREMENT LIEU A PARIS
- LE/LA VOLONTAIRE INTERNATIONAL(E) DOIT ETRE EN POSSESSION D'UN PASSEPORT DE SERVICE, VOIR CONDITIONS D'ELIGIBILITE : HTTP://WWW.CIVIWEB.COM/FR/LE-VOLONTARIAT-INTERNATIONAL/LES-CONDITIONS-DU-VIA.ASPX