Group Reservation Agent m/w/d

Job description

Key tasks

•Bearbeitung von Gruppenanfragen ab 8 Zimmer für Novotel und ibis Wien Hauptbahnhof (Leisure/Business/Kongress)
•Bearbeitung aller eingehenden Gruppenanfragen
•Persönliche Betreuung der Gäste am Telefon, per Email oder direkt im Haus
•Platzieren von Gruppen, Angebotslegung, Vertragserstellung gemäß der vorgegebenen Gruppenstrategie in Absprache mit Business Development Manager/Revenue Manager oder Reservation Manager
•Verantwortlich für die Gruppenbetreuung von Angebotslegung bis zur Abreise der Gäst
•Tägliche Optionskontrolle, Follow Up Mails od. Calls mit Kunden sowie BDU
•Erstellung von Pro Forma Rechnung sowie Sicherstellung der Zeitgerechten Bezahlung der Gruppen – lt. Gruppenvertrag
•Erstellung von Functionssheets für jede Gruppenbuchung sowie Hauptverantwortlich für die Kommunikation zwischen allen Beteiligten Abteilungen in Bezug auf Gruppenbuchung
•Qualitätssicherung im Rahmen der Marken Novotel und ibis (Kundenzufriedenheit GSS, Qualitätsprojekt)
•Unterstützt das Individual Reservierungsteam im Bereich Zimmerverkauf - anhand der Revenue Management Strategie in Zusammenarbeit mit dem Revenue Manager sowie Business Development Manager
•Mitverantwortlich für die Pflege der Daten in den Reservierungssystemen (Opera PMS/Delphi)
•Aktive Teilnahme an Kundenevents im Hotel oder innerhalb des Clusters
•Vorbereitung und Durchführung von Hausführungen
•Vorbereitung des wöchentlichen Group Review Meetings – Room Only Gruppen
•Aktiver Zusatzverkauf – Halbpension
•Gewährleistung bei eigener Abwesenheit, stellvertretende Arbeitsaufteilungen an alle Mitarbeiter