12-2018 - NowCustomer relations / SupportAccueil et orientation des visiteurs
Gestion du standard téléphonique
Mener diverses tâches administratives (badges, gestion courrier, plis et colis / coursiers, mails, réservations de taxis, gestion de salles de réunions, secrétariat…)
Coordination avec le responsable sécurité
assistnte événemenielle et administrative
01-2013 - 08-2018 Tâches évènementielles
Identification des besoins, établissement des budgets, suivi des dépenses et collecte des justificatifs.
Préparation du planning avec les actions à réaliser
Contrôle des préparations, coordination avec les prestataires et intervenants internes et externes,
Veille au bon déroulement de l'événement et garantie des exigences de sécurité et de qualité
Négociation des contrats
Comparaison des offres financières et préparation des bons de commande et documentations reliées
Suivi et compte rendu après l’évènement
Gestion logistique: transport, déplacements, achat des billets d’avion, visas, information, hébergement, service VIP, livraisons (…)
Gestion administratives
Gestion des dossiers du personnel
Suivi des paiements
Déclaration fiscale
Gestion de l’inventaire et audit interne
Rédaction et gestion des correspondances officielles
Rédaction des PV des réunions
Coordination avec d’autres agence UN et avec le siège