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Administrator- Order & Invoicing

  • Montréal (Montréal)
  • Administration

Job description

(Français ci-dessous)

The Order & Invoicing administrator works closely with the various program teams; sales team, and contracts team in order to maintain the customer order book up to date in the ERP software. This position reports directly to the Program Manager and is dotted line to the sales and sales manager (as a functional role).

Summary of Duties:

· Match customer purchase orders to approved quotations.
· Enter sales orders in ERP (M3).
· Monitor open purchase orders received via email or in the customer order web portal to ensure orders are entered, delivered and invoiced on a timely basis.
· Review open sales order report and work closely with the sales coordinator and/or programs to ensure delivery dates are updated in ERP.
· Ensure accuracy between customer orders and ERP
· Generate and distribute daily order entry reports and other reports as required
· Assist as required with Ad hoc duties to support, Program, Sales, and Finance teams.

Qualifications:

· Education: College or technical vocational diploma is preferred or equivalent education.
· Experience: 1-2 years; experience in a logistic or a financial environment or equivalent experience is preferred. Experience with an ERP system is an asset.
· Computer Skills: Proficient with Windows Operating System® and Office XP®.
· Other Skills: Excellent oral and written communication; Problem solving skills, Strong planning and organizational skills, Detailed oriented and accuracy is a must.
· Language : Does require fluent communication in both French and English language.
· Description: Entry level.

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L’administrateur des commandes et de la facturation travaille en étroite collaboration avec les différentes équipes des programmes, l’équipe de vente et l’équipe responsables des contrats afin de maintenir à jour le carnet de commandes des clients dans le logiciel ERP. Ce poste relève directement du responsable de programme et indirectement vers les ventes et son gestionnaire des ventes (en tant que rôle fonctionnel).

Résumé des tâches

· Faire correspondre les bons de commande des clients aux devis approuvés.
· Saisir les commandes client dans l’ERP (M3).
· Suivir les commandes en cours reçues par e-mail ou sur le portail Web des commandes client pour assurer qu’elles soient entrées, livrées et facturées à temps.
· Réviser le rapport de commande client en cours et travailler en étroite collaboration avec le coordinateur des ventes et / ou les différents programmes afin d’assurer la mise-à-jour des dates de livraison dans ERP.
· Assurer l'exactitude entre les commandes des clients et le système ERP
· Générer et transmettre les rapports de saisie de commande quotidiens et autres rapports selon les besoins
· Participer, au besoin, à des tâches ponctuelles auprès des équipes de soutien, des programmes, des ventes et des finances.

Qualifications

· Éducation : Un diplôme d’étude collégiale ou technique ou formation équivalente est préférée.
· Expérience : 1-2 ans; une expérience dans un environnement de logistique ou financier ou une expérience équivalente est préférable. Expérience avec un système ERP est un atout.
· Compétences informatiques : Maîtrise du système d'exploitation Windows® et d'Office XP®.
· Autres compétences : Excellente communication orale et écrite; Aptitudes à la résolution de problèmes, solides compétences en matière de planification et d’organisation, souci du détail et de la précision.
· Langue : Nécessite une communication fluide en français et en anglais.
· Description : Niveau d'entrée.

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