Administrative Assistant A3

Job description

Provides administrative/clerical support within any of a variety of departments. Supports an SVP or below.

Offrir un soutien administratif à divers services. Offrir du soutien à un vice-président principal ou à un poste de niveau inférieur.

Spends 60% of time providing administrative support to relieve managers and staff of administrative details. Spends less than 20% of time on special projects. Spends less than 20% of time performing clerical duties; ie: taking messages, filing, copying, faxing. Duties may include processing and tracking of purchase orders, expense reports, timecards. Arranges interviews and group events. Maintains organization charts and distribution lists. Creates spreadsheet models for forecasting. Implements space planning and group moves. Sets up new hire offices. Assists in the preparation of reports, graphs, and presentations using spreadsheet and graphic software. Makes domestic/international relocation/travel arrangements. Arranges internal/external meetings and catering needs. Acts as an information source on organization policies and procedures. Works with other administrative personnel.

Consacrer 60andnbsp;% du temps à offrir un soutien administratif au personnel et aux gestionnaires afin de les libérer des détails administratifs. Consacrer moins de 20andnbsp;% du temps à des projets spéciaux. Consacrer moins de 20andnbsp;% du temps à accomplir des tâches administrativesandnbsp;: prendre des messages, classer, photocopier, télécopier. Le traitement et le suivi des bons de commande, des rapports de frais et des feuilles de temps font partie des tâches. Organiser des entrevues et des événements de groupe. Tenir à jour les organigrammes et les listes de distribution. Créer des modèles de feuilles de calcul pour établir les prévisions. Mettre sur pied la planification des espaces et les déplacements de groupes. Organiser les bureaux des nouveaux employés. Collaborer à la préparation de rapports, de graphiques et de présentations à l'aide de logiciels de feuille de calcul et de graphisme. Organiser les préparatifs de voyage ou de réinstallation dans le pays ou à l'étranger. Organiser des réunions internes ou externes et prévoir les services d'accueil et de traiteur. Agir comme source d'information sur les politiques et procédures de la société. Collaborer avec d'autres employés administratifs.

Works on assignments that are moderately complex in nature where judgment is needed in resolving problems and making routine recommendations. Follows standard practice and procedure. Normally receives no instructions on routine work, general instructions on new assignments. Ability to work in a dynamic fast paced environment. Knowledge of spreadsheet applications. Demonstrated strong organizational skills. Proactive and resourceful. Self-motivated. Proficient in desktop applications such as MS Word, Excel, PowerPoint, email messaging tools, etc. BA/BS degree or equivalent. 1 - 2 years of related experience.

Travailler sur des projets de moyenne complexité exigeant du jugement pour résoudre les problèmes et faire des recommandations d'usage. Respecter les pratiques et les procédures standard. Accomplir les tâches routinières sans directives et les nouvelles tâches avec des instructions générales. Capacité de travailler dans un environnement de travail au rythme soutenu. Connaissance des chiffriers électroniques. Solides compétences organisationnelles éprouvées. Proactif et débrouillard. Motivation personnelle. Maîtrise des applications bureautiques telles que MS Word, Excel, PowerPoint, messagerie électronique, etc. Baccalauréat en arts ou en sciences ou l'équivalent. De un à deux ans d'expérience connexe.

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