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Asistente Administrativo de Ventas & Mercadeo

  • Santo Domingo (Santo Domingo De Guzmán)
  • Ventes

Description de l'offre

Asistente Administrativo provee al departamento de Ventas & Mercadeo el apoyo administrativo y logistico para el logro de los resultados a traves de las relaciones interdepartamentales con clients internos, asi como la asistencia a nuestros huespedes y cliente externos.


¿Qué voy a estar hacienda?

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Asistir a los visitantes internos y externos del departamento de Ventas y Banquetes. Recibir y dar seguimiento a las llamadas de clientes internos y externos. Apoya a los Coordinadores de Ventas y Gerentes de Ventas con la recopilación de información para fines de cotización, de ser necesario.



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Mantiene estrecha comunicación con las Coordinadores de Banquetes y Gerentes de Ventas.

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Dar respuesta y seguimiento a los requerimientos de nuestros clientes internos y externos, así como proveedores de manera oportuna y eficiente.

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Preparar órdenes de evento para las reuniones internas. Realizar solicitudes de servicio de decoraciones y audiovisuales para los eventos internos.

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Realiza requisiciones de materiales de oficina mensualmente y solicitudes de agua semanalmente (o cuando sea necesario).

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Realizar solicitudes de cheques o transferencias, solicitud de cotizaciones a proveedores y otras requisiciones que sean necesarias. Dar seguimiento hasta su término.

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Realizar y entrega los reportes Administrativos del Departamento: Cortes de Nomina y Nomina Final, Reporte de Llamadas, Provisiones. Entrega y archiva formularios: PR, PNRs, Licencias, Vacaciones.

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Responder a las encuestas en Meeting Planner Survey semanalmente. Actualizar al equipo los valores del MPS todos los Lunes. Reenviar las encuestas con oportunidades de mejora a las áreas involucradas para Recovery Service y dar respuesta.

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Verificar todos los Lunes las informaciones publicadas en NOW y compartir las de relevancia para el equipo.

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Actualizar las pantallas de Janus con los eventos del día siguiente. Confirmar con los Coordinadores los nombres a colocar en caso necesario.

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Realizar briefing con el equipo en oficina todas las mañanas y enviar correo al genérico. Elaboración de correspondencias y otros documentos que sean necesarios.

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Apoyar con la solicitud de salón y coffee break líquido en las reuniones semanales de Ventas. Llevar minuta de la reunión.

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Manejo de Sistemas: Backoffice Club Liaison, Birschstreet (Sistema de Compras), Delphi, Opera.

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Enviar diariamente Daily y BEOs (Ordenes de Eventos) a los departamentos operativos y jefes departamentales.

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Realizar Ronda de BEOs (Ordenes de Eventos) por las áreas operativas (Alimentos y Bebidas y Cocina) asegurando mantener las áreas con las actualizaciones finales. Informar y corregir de ser necesario.

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Dirigir Reunión Operativa de Banquetes y Grupos- Entrega de BEO's todos los Jueves. Entregar órdenes de eventos e informar a las áreas operativas sobre los eventos de la semana próxima.

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Manejo del backoffice de Club Liaison: redención de premios de los miembros, actualización de información de socios, desactivación de socios, adición de puntos manuales (eventos). Genera, de acuerdo al seguimiento del equipo de ventas, una de base de datos actualizada de todos los clientes corporativos miembros del Club Liaison.

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Elaboración de los reportes del Corp Pro y Club Liaison (entrega de premios).

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Comparte con el Departamento de Reservas los acuerdos corporativos luego de las firmas requeridas.

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Distribuir las solicitudes de cotizaciones que son recibidas en el correo genérico del Departamento. Apoyar con el seguimiento a respuestas.

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Enviar diariamente los Leads de Periódicos: ver periódicos del día y ver eventos realizados que se presenten para compartir con el equipo para calificación de cuentas potenciales así como conocer el comportamiento de las cuentas ya existentes.

Profil recherché

Qualifications :

¿Qué estamos buscando?

Un Asistente Administrativo siempre trabaja para nuestros huéspedes y con otros miembros del equipo. Para desempeñarse con éxito en esta posición, debe mantener la actitud, la conducta, las aptitudes y los valores mencionados a continuación:

·  Actitud positiva y buen nivel de comunicación
·  Compromiso para brindar un alto nivel de atención al cliente
·  Excelente presencia
·  Aptitudes de liderazgo sólidas que demuestren que puede coordinar y motivar de forma eficaz al equipo para superar las expectativas
·  Sólidas aptitudes de análisis para entender los principales indicadores comerciales y las tendencias de la competencia y desarrollar enfoques para esos desafíos
·  Excelente capacidad de venta y el deseo de impartir técnicas de venta a los miembros del equipo
·  Excelentes aptitudes de organización y planificación
·  Experiencia en una función similar con una trayectoria probada

para ocupar esta posición, es favorable demostrar las siguientes capacidades y distinciones:

·  Conocimiento del mercado local
·  Conocimientos de hospitalidad
·  Pasión por las ventas y por alcanzar las metas y los objetivos
·  Preferentemente, título en un área relevante

¿Cómo sera la experiencia de trabajar para Hilton?

Hilton es la empresa líder mundial, que abarca el sector de alojamiento, desde hoteles de servicio completo de lujo y complejos turísticos hasta suites para estadías prolongadas y hoteles de precio medio. Durante casi un siglo, Hilton ha ofrecido a los viajeros de negocios lo mejor en alojamiento, servicio, esparcimiento y valor. Hilton está dedicada a continuar su tradición de proporcionar a sus huéspedes experiencias excepcionales a través de sus marcas globales . Nuestra visión "para llenar la tierra con la luz y el calor de la hospitalidad - mediante la entrega de una experiencia excepcional - cada hotel, cada huésped, cada vez que" nos une como un equipo para crear experiencias de hospitalidad notables en todo el mundo todos los días. Y, nuestros increíbles miembros del equipo están en el centro de todo!