Assistant Administration Des Ventes H/F H/F

Description de l'offre

Rôle & Mission

L’assistant administration des ventes H/F est l’interface entre les clients (grande distribution et réseaux spécialisés) et les fournisseurs (entrepôts, transporteurs, services internes)

Il/elle aura pour missions principales :

Gestion des stocks et Approvisionnements

·   S’assurer de la disponibilité des produits pour les commandes clients au bon endroit, au bon moment.
·  Analyser de manière critique (avec l’aide des statistiques de vente, et du portefeuille client) les plans de production des différentes usines, pour garantir des stocks optimisés sur les entrepôts prestataires.
·  A partir des documents fournis par les entrepôts, réaliser une synthèse entre les stocks excel et les productions planifiées et réalisées, s’assurer de la conformité entre commandes en portefeuille et stock physique de la marchandise.
·  Communiquer avec les entrepôts prestataires sur les niveaux de stocks et les ruptures éventuelles et donner les instructions de travail nécessaires aux entrepôts pour les chargements.

Gestion des Commandes de clients

·  A partir des commandes reçues par les clients sélectionnés, vérifier la disponibilité des produits sur stocks, la faisabilité et valider la confirmation de commande dans SAP.
·  En cas de non-conformité, d’indisponibilité des produits prendre contact directement avec le service approvisionnement du client pour l’informer du problème pour honorer sa commande, et proposer une solution (re-livraison, tentative pour anticiper la production).
·  Communiquer avec les entrepôts prestataires sur les niveaux de stocks et les ruptures éventuelles et donner les instructions de travail nécessaires aux entrepôts pour les chargements. - Mettre à jour des tableaux de suivi des commandes et des livraisons.

Facturation

·  A partir du récapitulatif des sorties produits (transmission via EDI, fax ou mail) communiquées par les entrepôts quotidiennement, vérifier la conformité avec les commandes clients correspondantes, valider dans SAP la facture.
·  Pour les clients en stocks avancés, réaliser une facture (quotidienne, hebdomadaire, par décade) sur la base des informations de sorties produits communiquées par EDI, mail, fax par les entrepôts des clients.

Traitement des Litiges

·  En cas de remontée par le client d’une non-conformité liée à livraison de sa commande, réaliser un dossier justifiant le litige (bon de livraison émargé, copie commande et/ou facture) puis saisir dans SAP pour obtenir l’avoir ou la facture correspondante.
·  Dans le cas d’un litige non avéré, contacter le service client concerné pour contester et clôturer le dossier.

Reportings

·    A partir des informations (entrées, sorties) analyser et communiquer de manière journalière ou hebdomadaire selon les types de statistiques les chiffres clés de l’administration des ventes et permettre une comparaison avec les objectifs fixés.
·  Alimenter les indicateurs de suivi de l’activité

DOMAINE DE POLYVALENCE

·  Remplacer partiellement l’autre assistante
·  Répondre au téléphone, prendre les messages, transmettre les communications en externe, interne.
·  Affranchir journellement le courrier

Profil recherché

Issu(e) d'une formation supérieure de type BAC+2 l'Assistant Administration Des Ventes H/F justifie d'une première expérience sur un poste similaire.

·  ERP : SAP
·  EDI
·  Pack office