ENGIE SOLAR - DOCUMENTALISTE

Description de l'offre

Chez ENGIE Solar, nous sommes des "constructeurs imaginatifs" possédant des compétences uniques pour concevoir, acheter, installer, tester pour mettre en service des centrales solaires à l'échelle industrielle (> 5 MW) dans le monde entier.

Le monde a besoin d'installations solaires et chez ENGIE Solar, nous avons des ingénieurs, des acheteurs, des juristes, des chefs de projets et des responsables de contrats et bien d'autres qui ont un grand sens industriel, une expertise de premier ordre dans le domaine solaire et qui sont absolument PASSIONNÉS par la réussite de telles entreprises.

ENGIE Solar rapporte à la Renewables Global Business Line (GBL) d'ENGIE et se positionne comme une plateforme industrielle mondiale venant en support aux Business Units géographiques d'ENGIE pour gagner et livrer des projets solaires.

Avec une équipe d'environ 200 personnes présentes dans le monde entier (la moitié en France et l'autre moitié aux États-Unis, au Brésil, au Mexique, en Afrique du Sud et en Inde), ENGIE Solar joue un rôle clé dans la confirmation de la position d'ENGIE comme l'un des acteurs majeurs des plus innovants du marché photovoltaïque au niveau mondial.

Au fil du temps, les collaborateurs d'ENGIE Solar ont construit près de 150 centrales et plus de 4 GW de capacité. 10 GW de projets sont en cours de développement, 30 projets sont en attente, 1 GW est en construction sur les 5 continents.

Faire partie d'ENGIE Solar signifie rejoindre une équipe multiculturelle internationale très motivée qui développe des projets complexes en collaboration avec les équipes des Business Units locales. Cela signifie également apporter et développer une forte expertise industrielle en accord avec le positionnement d'EPC (Engineering Procurement Construction) et le défi permanent d'innovation et de compétitivité.

ENGIE Solar traverse actuellement une phase de croissance considérable : l'activité a doublé en 2019 et devrait encore doubler en 2020. Cette croissance est clairement un défi et de nombreux travaux ont commencé pour adapter notre organisation et nos méthodes de travail avec les équipes locales des Business Units.

Rattachement

Direction Des Opérations / PMO & QHSE Manager


Mission

Assurer une gestion rigoureuse de l'ensemble de la documentation manipulée et générée par l'activité de l'entreprise, y compris par ses sous-traitants qu'ils aient ou non un accès au système documentaire et, en particulier, garantir l'auditabilité de cette documentation lors de nombreuses phases d'audit inhérente à l'activité.

Responsabilités Principales

/! La nature du poste donne accès à un large périmètre documentaire pour lequel la plus grande confidentialité est exigée.

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Maintenir le référentiel définissant la catégorisation et la méthode de classement des documents applicable par les différents services sous forme papier et électronique.

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En particulier, être partie prenante clé de la Politique 5S de l'entreprise.

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Avec le soutien de l'équipe QHSE, assurer la compatibilité de ce référentiel avec les exigences des normes organisationnelles (dont ISO 9001 Système de Management de la Qualité, ISO 19011 Lignes Directrices pour l'Audit des Systèmes de Management).

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Assister les différents services dans leur application du référentiel de classement,

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En particulier par la numérisation le cas échéant des historiques papiers,

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Et par le classement lors de pic de réception de documents,

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En particulier également lors de la récupération d'historiques conservés via d'autres outils ou d'autres méthodes de classements historiques.

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Assurer en relation avec l'équipe Services Généraux la relation avec le(s) prestataires d'archivage physique à long terme des documents.

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Participer aux périodes d'audit dans la mise à disposition des documents (phase de Due Diligence, audit ISO, audit financiers) et dans les phases de Questions / Réponses avec les tiers (Q&A).

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Au-delà du simple classement quantitatif, exercer un regard critique et qualitatif sur le fond des documents (le classement du document et son titre correspondent-ils à son contenu ?). Cet aspect de la mission est difficile étant donnée la multiplicité des métiers concernés (technique, juridico-réglementaire, environnemental, sociétal, financier, etc) ; le documentaliste doit cependant pouvoir jouer ce rôle après une période d'adaptation.

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Administrer, avec le support de l'équipe IT, le système de Gestion Electronique de Documents. Attention ; cette partie de la mission nécessite une formation à l'administration de l'outil et des relations régulières avec des informaticiens :

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Pilotage du prestataire de TMA (revue mensuelle de la feuille de route de développement, suivi des tests, suivi du budget de TMA).

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Création des espaces de stockage de documents adaptés aux demandes des utilisateurs (sites, pages, bibliothèques…),

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Vérification et modification des accès aux espaces documentaires / bibliothèques / documents en cohérence avec la politique définie. Cette mission requiert une forte coordination avec l'équipe PMO qui planifie l'ensemble du portefeuille de projets afin d'assurer que chaque projet dispose de son espace de stockage dès les premières phases du développement.

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Diagnostic des problèmes d'accès ; ce point nécessite un accès à l'annuaire d'entreprise (Active Directory) en lecture ainsi que la capacité de naviger dans cet annuaire.

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Adaptation / personnalisation des pages et de la navigation lors de l'ouverture des espaces à de nouveaux tiers.

Savoir-faire :

·  Maîtrise des logiciels bureautiques (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
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Connaissance des systèmes de GED (Gestion Electronique de Documents) dans leurs aspects numérisation / classement hiérarchique / classement multidimensionnel par metadonnée / gestion des droits.

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Bon niveau en anglais (l'espagnol serait un plus)

Savoir-être :

·  Esprit d'équipe, bon relationnel
·  Gout pour les activités organiser en transverse
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Excellentes aptitudes à la communication accompagnées d'une forte capacité à s'épanouir sous la pression pour relever les défis et assurer l'interface entre toutes les activités du projet

·  Rigueur, sens de l'organisation, discrétion.
·  Indépendant, motivé
·  Autorisé à travailler en France

Additional Information
·  Posting Date: Feb 11, 2020