Assistant(e) de Direction

Description de l'offre

·  Situation du poste Guyane
·  Lieu de travail Matoury
·  Type de contrat CDI
·  Expérience requise 3 ans
·  Niveau d'étude DUT, BTS, Bac + 2

L'Entreprise

Société spécialisée dans l'aménagement paysager, la société Amazonie Paysage est présente sur des chantiers répartis sur l'ensemble du territoire de la Guyane.

Le Poste

Dans sa globalité, toute mission d'assistance à la Direction.

Commercial :
Suivi des annonces légales sur les appels d'offre
Téléchargement et transmission à la Direction des dossiers de consultation des entreprises
Réalisation du dossier de candidature
Demandes de devis et fiches techniques aux fournisseurs pour établissement des études
Finalisation des offres (scan / dépôt)
Suivi et relance des appels d'offre et devis émis
S'assurer de la validité dans les délais nécessaire des attestations sociales, fiscales, professionnelles et kbis
Vérification du respect des conditions de ventes (acomptes, bons de commande, etc...)
Mise à jour et contrôle des tableaux de reporting (commercial, anomalies, etc...)
Obtention des exemplaires uniques (marché)
Rôle d'interlocutrice privilégiée des clients (tel ou mail)

Suivi administratif :
Création des dossiers clients dans les logiciels de gestion
Création et mise à jour des plans de facturation dans les logiciels de gestion
Saisie des acceptations de commande dans le logiciel des gestion (transformation offres validées)
Rédaction des fiches contrat et transmission aux fonctions support
Participation aux réunions d'exploitation
Saisie et suivi des comptes rendus de réunion, rédaction de mails, courriers divers, notes internes....
Réception, suivi des éléments pour la facturation et établissement des factures
Prise de rdv diverses pour la DOP
Commande des fournitures de bureau
Assurer le standard téléphonique
Coordination avec les différents services du Siège Social
Participation à la mise en place des projets de certification (ISO 9001, MASE...)
Mise en application des pratiques Qualité,
Participation aux différents projets et à la mise en place des nouveaux outils
Suivi et transmission des pointages du personnel (absences, congés etc...)

Nécessité d'être titulaire du permis B

Le Profil

- Maîtrise des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, Powerpoint, Internet,)
- Aisance rédactionnelle
- Savoir prioriser et planifier les différentes missions
- Autonomie
- Travail en équipe
- Respect de la confidentialité des informations traitées ou communiquées
- Capacité d'adaptation
- Ordre et méthode dans son travail