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Secrétaire du Département Hygiène, Sécurité, Environnement (H/F)

  • Lyon (Rhône)
  • Administration

Job description



Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Administration générale • SECRETAIRE-ASSISTANTE/SECRETAIRE-ASSISTANT (FPE - FP2ADM04)

Date de fin de publication

20/10/2019

Description du poste

Descriptif de l'employeur

Créée en 1973, l’Université Lumière Lyon 2 est considérée comme la deuxième université française en lettres, langues, sciences humaines et sociales. L’Université Lumière Lyon 2 accueille sur deux campus principaux près de 28 000 étudiant·es, de la licence 1 au doctorat. Elle compte 13 composantes (unités de formation et de recherche - UFR - instituts et département) réparties dans 2 secteurs de formation et de recherche : lettres, sciences humaines et sociales (LSH) et droit, économie et gestion (DEG).

Avec 35 entités de recherche reconnues dont 16 UMR (Labellisées CNRS) et une FRE (membre du réseau des MSH), l’Université Lumière Lyon 2 est aujourd’hui un pôle majeur de formation et de recherche, ouvert sur son environnement régional, exerçant un rayonnement national, et résolument tourné vers la coopération scientifique internationale.

L'université Lumière Lyon 2 recrute un.e secrétaire de département Hygiène, Sécurité, Environnement. 

 

Affectation prévue dès que possible.

 

 

 

Descriptif du poste

MISSIONS ET ACTIVITES :

 

1-Scolarité :

• Suivi des absences et planning de formation des étudiants.
• Intermédiaire entre l’IUT et le centre de gestion des apprentis, FORMASUP.
• Gestion des étudiants en Formation continue.
• Mise à jour de bases de données étudiantes.
• Suivi des anciens étudiants dont relance enquête.
• Gestion relationnelle enseignants, étudiants et partenaires.
• Publication des emplois du temps pour information auprès des étudiants et des enseignants.

2-Administration

• Vérification des équipements de salles de cours.
• Gestion des dossiers de vacations.
• Gestion administrative du Département.
• Gestion des frais associés aux déplacements des personnels du Département en relation avec l’antenne financière.
• Gestion du matériel et de la Documentation HSE.
• Gestion des stocks de fournitures administratives et logistique de réunions de jurys.
• Gestion de l’ensemble des documents (archivage évaluation des étudiants …).
• Participation à l’organisation des manifestations et réunions de travail.
• Suivi des conventions entre le Département et ses partenaires (INSA ; Lyon I, SDMIS, ISARA, ENTPE …).

 

Profil recherché

Savoirs généraux, théoriques ou disciplinaires

Connaître l’organisation et le fonctionnement de son unité de travail.

Connaître l’organisation générale de l’établissement.

 

Savoirs sur l’environnement professionnel

Connaitre les spécificités d’un IUT (article L 713.9) et la gestion

 
Savoir-faire

Connaître les bases de l’environnement bureautique (traitement de texte, tableurs…)

Utiliser les modes de communication électroniques.
Savoir appliquer les règles élémentaires de la gestion du domaine d’activité.
Collecter les informations nécessaires au traitement des demandes.
Appliquer les normes de présentation administrative.
Savoir gérer un système de classement.
Maîtriser l’orthographe et la syntaxe et l’expression orale.

 
Comportements attendus

Ecoute, attention, disponibilité et courtoisie
Discrétion, rigueur, méthodes, confidentialité
Prise d’initiatives, capacité à anticiper
Savoir gérer le stress, les tensions, notamment en période d’activité intense
Savoir coordonner ses activités avec celles de ses collègues
Précision et fiabilité des informations transmises et rapportées
Comportement reflétant le sens du service public

Niveau d'études minimum requis

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent

Ouvert aux militaires

Non