33 days agoBiep

Assistant(e) administratif (ve)

  • Paris 1er Arrondissement (Paris)
  • Administration

Job description



Informations générales

Domaine fonctionnel & emploi

Administration générale

Date de fin de publication

19/11/2019

Description du poste

Descriptif de l'employeur

L’Inserm est le seul organisme public français entièrement dédié à la recherche biologique, médicale et en santé des populations.

Il dispose de laboratoires de recherche sur l’ensemble du territoire, regroupés en 13 Délégations Régionales.

 

Structure :

Le département des affaires financières (DAF), composé de 3 services, 2 bureaux et une cellule, a pour missions de piloter la politique de financement de la recherche au sein de l'Inserm. Il anime le réseau de gestion financière et patrimoniale du siège et des délégations régionales.

Descriptif du poste

Mission :

Assurer un rôle d’assistanat auprès de la direction du département (une directrice et un(e) adjoint(e)) et plus globalement auprès des 6 chefs de service et bureau.

Activités principales :

Missions de secrétariat classique :

 ·         Tenir l’agenda de la directrice du département et son adjoint(e) et anticiper la préparation des dossiers pour les réunions et déplacements qui en découlent

·         Accueil physique et téléphonique

·         Gestion du courrier, des mails, archivage et classement

 Gestion administrative, logistique et budgétaire :

 ·         Gestion des contacts de la direction

·         Rédaction d’emails, courriers à la signature des responsables, comptes rendus, saisie de courriers et notes diverses

·         Organisation de rendez-vous et réunions internes ou externes (assurer l’organisation et la logistique)

·         Participation aux réunions du département : prise de notes, rédaction des comptes rendus et suivi de la mise en œuvre des décisions

·         Préparation des fonds de dossiers afférents aux réunions et missions

·         Organisation des missions et déplacements : ordre de mission, réservation de titres de transport et des hôtels, commandes de prestations de services, gestion des notes de frais, engagement des dépenses sur SAFIr

·         Organisation du séminaire du département

·         Gestion des demandes de dérogations pour les hébergements de missionnaires, provenant du Siège ou des délégations régionales

·         Suivi des dossiers des personnels y compris dans les outils RH mis à disposition (GAIA appréciation, SIRENE congés et formations) et notamment paramétrage lors des changements liés aux départs et arrivées de personnels

·         Suivi et coordination des informations de demandes de moyens RH dans l’application ARIANE, y compris les paramétrages techniques utiles

·         Créations ou suppressions de compte domaine ou compte courriel liés aux arrivées et départs de personnels

·         Suivi des crédits de vacation du département

·         Pilotage et suivi du budget de fonctionnement du département

Profil recherché

Connaissances :

·         Savoir utiliser le progiciel de gestion SAFIr

Savoir-faire :

·         Maîtriser les techniques de l’assistanat et les outils bureautiques et informatiques courants

·         Maîtriser l’expression orale et écrite

·         Savoir anticiper et gérer les priorités

Aptitudes :

·         Sens des responsabilités et discrétion

·         Qualités relationnelles

·         Sens de la communication et du travail en équipe

·         Rigueur et capacité d’organisation

·         Force de proposition et esprit d’initiative

·         Capacités d’adaptation et de polyvalence

 
Expérience souhaitée :

·         Expérience souhaitée dans l'assistanat de direction

Diplôme(s) souhaité(s) :

·         Bac à bac +2

Niveau d'études minimum requis

Niveau IV : Baccalauréat ou diplôme équivalent